El IRS distingue dos categorías principales de trabajo: contratistas 1099 y empleados W-2. Estos dos tipos de trabajo implican diferentes formularios impositivos y conllevan diferentes obligaciones fiscales para los empleadores y los trabajadores.

En términos generales, a los empleados W-2 se les retienen impuestos de sus cheques de pago por parte de su empleador, mientras que los contratistas 1099 son responsables de pagar los impuestos por su cuenta.

La diferencia entre el trabajo 1099 y el trabajo W-2 también depende de la naturaleza de la relación laboral, y existen reglas estrictas sobre qué tipo de trabajadores pueden recibir cada clasificación. Esto es lo que debe saber.

Los trabajadores 1099 obtienen ese nombre de la Formulario de impuestos 1099-NEC que reciben de su(s) empleador(es) cada enero o febrero.

El formulario enumera el monto de la compensación que recibieron las personas no empleadas de un empleador en particular. Los formularios 1099 generalmente muestran el monto bruto pagado el año anterior, ya que el empleador no retiene impuestos a menos que el trabajador esté sujeto a una retención adicional.

El empleador (o “pagador”, en la jerga fiscal) envía el formulario 1099 al IRS y también proporciona a los trabajadores una copia para ayudarlos a determinar su ingreso total (y su obligación tributaria sobre la renta) cuando presentan su declaración anual de impuestos sobre la renta.

Los empleados W-2 se denominan así porque sus empleadores les envían un Formulario W-2 al inicio de cada año, enumerando su remuneración del año anterior y el monto del impuesto sobre la renta retenido.

Los empleados que ganaron $600 o más el año anterior obtienen uno y lo usan para completar sus declaraciones de impuestos. Un formulario W-2 también contiene información adicional que no se aplica a un trabajador 1099, incluidas las deducciones de nómina antes de impuestos, como 401(k) contribuciones y costos del plan de seguro médico patrocinado por el empleador.

Al igual que los formularios 1099, los empleadores envían una copia del formulario W-2 tanto al IRS como al empleado.

Contratistas 1099 vs. empleados W-2

El IRS establece reglas para clasificar el trabajo 1099 y el trabajo W-2. Las pautas se dividen en tres categorías: conductual, financiera y tipo de relación.

• Conductual. Por lo general, los empleadores con formularios W-2 tienen derecho a controlar cómo, dónde y cuándo un trabajador hace su trabajo (por ejemplo, al imponer ciertas horas de trabajo, hacer que un trabajador vaya a una oficina o proporcionar herramientas específicas para el trabajo). Los empleadores con formularios 1099 no tienen este tipo de control y solo pueden establecer entregas y plazos.

• Financiero. El empleo W-2 generalmente significa trabajar por un cheque de pago regular (sujeto a salario mínimo y leyes sobre horas extras), mientras que el trabajo 1099 puede implicar pagos únicos o irregulares a cualquier tasa salarial. A los empleados W-2 también se les suelen reembolsar los gastos relacionados con el trabajo, mientras que los trabajadores 1099 suelen ser responsables de sus propios gastos.

• Tipo de relación. El empleo W-2 puede venir con beneficios y a menudo tiene un marco de tiempo indefinido. El trabajo 1099, por otro lado, generalmente no viene con beneficios y puede estar limitado a un período de tiempo específico o a la finalización de un proyecto específico.

Si una empresa tiene problemas para determinar si un trabajador debe clasificarse como 1099 o W-2, puede enviar Formulario SS-8 al IRS y dejar que la agencia decida^[0]

Como se mencionó anteriormente, los trabajadores W-2 suelen ser personas que tienen que presentarse en un lugar de trabajo y/o tienen un horario de trabajo establecido. Por lo general, reciben un salario regular con retención de impuestos sobre la renta y también pueden recibir beneficios.

Una lista no exhaustiva de trabajos que normalmente se clasifican como W-2:

• Trabajadores de oficina y fábricas.

• Camareros, cocineros y dependientes.

• Trabajadores de la salud en hospitales o clínicas.

• La mayoría de los empleados del gobierno.

• Trabajadores de mantenimiento que trabajan para una empresa, como los conserjes.

Los trabajadores 1099 generalmente establecen sus propios horarios y condiciones de trabajo y pueden recibir su pago de manera única o esporádica. Por lo general, no reciben beneficios ni retenciones de impuestos sobre la renta. Este tipo de trabajadores incluye, entre otros:

• Escritores independientes, diseñadores gráficos y otros trabajadores creativos.

• Comerciantes unipersonales, como por ejemplo operarios.

• Trabajadores de la economía informal, como conductores de reparto y de viajes compartidos.

La retención no es la única diferencia fiscal entre el trabajo con formulario 1099 y el empleo con formulario W-2. Los dos tipos de relaciones tienen implicaciones muy diferentes en cuanto a las fechas de vencimiento de los impuestos, los impuestos de la Seguridad Social y Medicare y el seguro de desempleo federal, tanto para los trabajadores como para los empleadores.

Como se discutió, la mayor diferencia entre el trabajo 1099 y el trabajo W-2, desde la perspectiva de un trabajador, es la falta de retención de impuestos para el trabajo 1099.

Mientras que un empleador maneja la retención de impuestos para un trabajador W-2, remitiendo los impuestos al IRS en nombre del empleado, los trabajadores 1099 son responsables de pagar los impuestos por su cuenta.

Esto significa que los trabajadores 1099 podrían tener que pagar impuestos estimados trimestralmente si tienen una cantidad significativa de ingresos 1099 para evitar una gran factura de impuestos o una multa por pago insuficiente en abril. Si su trabajo 1099 totaliza $400 o más, también pueden deber impuesto sobre el trabajo autónomoque es una combinación de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare^[0]

Sin embargo, la clasificación como trabajador 1099 tiene algunas ventajas fiscales, como una variedad de deducciones fiscales que no están disponibles para los empleados W-2. Entre ellas se incluyen ciertos gastos comerciales y de oficina en el hogar no reembolsados ​​y, en algunos casos, incluso gastos de atención médica.

Otra diferencia relacionada con los impuestos entre el trabajo 1099 y el trabajo W-2 es qué formulario llena cada trabajador al comienzo de su empleo. Los trabajadores 1099 llenan el Formulario W-9 cuando comienzan un nuevo trabajo, mientras que los empleados W-2 llenan el Formulario W-9 al comenzar un nuevo trabajo. Formulario W-4.

Existe una gran diferencia en la cantidad de trabajo relacionado con impuestos que una empresa debe realizar para los contratistas 1099 en comparación con los empleados W-2.

Las empresas suelen tener que retener al menos una parte del impuesto sobre la renta federal y estatal de un empleado con formulario W-2 de sus cheques de pago, según el nivel de retención que el empleado eligió en su formulario W-4. Por lo general, también deben retener la parte pagada por el empleado del impuesto sobre la renta. Impuesto FICA.

Los empleadores también tienen que pagar ciertos impuestos por los empleados que tengan el formulario W-2. Estos incluyen la parte del empleador del impuesto de la Seguridad Social y Medicare, así como el impuesto del seguro de desempleo federal (FUTA).^[0]

Las empresas no tienen que retener impuestos de los pagos a los trabajadores 1099 a menos que un trabajador esté sujeto a retención de respaldo Según su W-9, los pagos a los trabajadores 1099 no generan ninguna obligación tributaria FUTA para las empresas, ya que los trabajadores 1099 generalmente no son elegibles para el seguro de desempleo. Tampoco generan ninguna obligación tributaria de Seguro Social o Medicare por parte del empleador, ya que los trabajadores 1099 pagan estos impuestos ellos mismos, en su totalidad, a través del impuesto al trabajo autónomo.

En resumen, las responsabilidades fiscales de una empresa para un trabajador 1099 generalmente consisten únicamente en cobrar una Formulario W-9 Al comienzo del trabajo y luego presentar un formulario 1099 por cada año de trabajo, según corresponda. Al igual que los formularios W-2, los formularios 1099-NEC deben enviarse al trabajador y al IRS antes del 31 de enero.

Clasificación errónea de empleados W-2 como trabajadores 1099

Dado que las relaciones 1099 implican una responsabilidad fiscal mucho menor (y mucho menos trabajo) para las empresas, los empleadores pueden verse tentados a decir que los trabajadores en el lugar de trabajo con horarios fijos (en otras palabras, los empleados W-2) son trabajadores 1099, para ahorrarse algo de dinero y tiempo. También pueden verse tentados a hacer esto para eludir las leyes de salario mínimo y horas extra para su fuerza laboral.

La clasificación errónea de los empleados puede tener consecuencias legales graves, incluidas multas y sanciones, el reembolso de todos los impuestos sobre el empleo no cobrados y, en algunos casos graves, penas de cárcel.

Los empleados que sospechen que están siendo clasificados erróneamente pueden presentar una queja confidencial ante el Departamento de Trabajo.^[0]