A las buenas empresas les pasan cosas malas, sin importar cuán grandes o pequeñas sean. Un disco duro puede fallar y desintegrar sus registros tributarios. Se pueden derramar sustancias químicas tóxicas o una cafetera puede incendiarse, destruyendo las ofertas de trabajo. Un refrigerador de laboratorio puede fallar, destruyendo muestras biológicas vitales. Más allá de su escritorio, hay actos terroristas y terremotos. Puede sufrir un ataque informático, la economía puede desplomarse o pueden promulgarse nuevas leyes que afecten su capacidad para hacer negocios.

Si hay una pandemia que aplasta la economía, no se debe confiar únicamente en que el gobierno intervenga, como ocurrió en 2020. El gobierno puede ayudar, pero nunca se debe poner en juego el negocio en función de ello. Cada empresa tiene la responsabilidad de garantizar su propia supervivencia en tiempos difíciles y turbulentos. Eso significa que cualquier empresa (o persona o familia, en realidad) es prudente si toma medidas para resolver los problemas cuando surgen.

Tener una plan de contingencia puede salvar su negocio. Un ejemplo irónico fue el de Cantey Technology, de Carolina del Sur, que aloja cientos de servidores para sus clientes. Cuando un rayo cayó sobre su edificio y devastó su infraestructura de red, derritió sus cables y quemó sus computadoras, la planificación de contingencia salvó el día. Esto podría haber sido ruinoso para Cantey y sus clientes. Pero Cantey tenía movió sus servidores cliente a un centro de datos remoto, lo que permite un servicio ininterrumpido a sus clientes. No todas las empresas tienen tanta suerte: el 40% de las pequeñas y medianas empresas No volver a abrir después de un desastre natural y otro 25% fracasa dentro del año siguiente a un desastre.

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Planificando el fracaso

Saber que se avecinan fallos críticos para todas las empresas ha llevado a la creación de las disciplinas relacionadas de continuidad empresarial y recuperación ante desastres. Según el Instituto de Continuidad Empresarial“La continuidad empresarial consiste en tener un plan para afrontar situaciones difíciles, de modo que su organización pueda seguir funcionando con la menor interrupción posible”. Recuperación ante desastres, según el libro de Andrew Hiles Gestión de la continuidad del negocio: mejores prácticas globalesaborda específicamente lo que se necesita para recuperar y restaurar… tecnología de la información, infraestructura y capacidades de telecomunicaciones después de un incidente.

¿Qué hará cuando ocurra algo malo que amenace su capacidad para hacer negocios? Si planifica, podrá superarlo. Para minimizar (o, en circunstancias ideales, evitar) el tiempo de inactividad, debe elaborar un plan de continuidad comercial (BCP). Actuar rápidamente no solo puede mantener sus ingresos, sino que también les dará la seguridad a sus clientes de que puede satisfacer sus necesidades de manera confiable.

Una famosa cita militar dice que ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo, pero no hay duda de que es mejor planificar que no hacerlo.

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8 pasos para implementar la recuperación ante desastres

Su negocio será único, pero estos pasos proporcionan la base para hacer el mejor trabajo posible para minimizar el daño de cualquier incidente potencial.

1. Realizar una «evaluación de riesgos». Este es un término elegante para identificar cualquier cosa que pueda afectar las operaciones de su negocio. Enumere los eventos que podrían interrumpir su negocio: un desastre natural, una falla en el equipo, cortes de energía, travesuras de empleados descontentos, la pérdida de un empleado clave o un ciberataque.
2. Identifique las funciones críticas de su negocio. Esto dependerá de cuál sea su negocio. Un negocio de jardinería necesita herramientas para el jardín y transporte. Un negocio de diseño web necesita computadoras, acceso a Internet y electricidad. Sean cuales sean estos elementos, sea lo más detallado posible.
3. Crear un plan de recuperación ante desastres. Para cada uno de los posibles problemas enumerados anteriormente, piense cómo responderá si ocurre un desastre. ¿Afectará un tornado su capacidad para entregar productos? Algunos eventos serán más probables que otros, así que piense primero en una solución para esos. Por ejemplo, prevea un corte de energía antes de planificar una invasión extraterrestre.
4. Realice copias de seguridad de los datos periódicamente. Toda empresa necesita llevar registros para funcionar, como registros de empleados, registros de impuestos, registros de ventas, especificaciones de proyectos, listas de clientes e incluso recetas. La nube ofrece una opción fácil de usar, especialmente en combinación con un sistema de gestión de documentos (DMS), que quizás ya esté utilizando para registrar los recibos de su empresa. También debería dedicar tiempo a aprender sobre seguridad digital.
5. Hacer un plan de comunicación de emergencia. En medio de un desastre, el tiempo es crucial. No es el momento de empezar a aprender el número de teléfono de fin de semana de su proveedor de servicios de Internet. Primero deben actuar los empleados clave, luego los proveedores que tal vez deban cambiar el envío o la entrega, luego los clientes que tal vez deban saber si aún pueden visitar o comprar en línea y otras partes interesadas. Necesitará información de contacto actualizada de todo el personal clave, y debe ser de fácil acceso.
6. Capacita a tus empleados. Una vez que tenga un plan, organice sesiones de capacitación periódicas para informar a sus empleados sobre lo que deben hacer. Puede tratarse de una fiesta de pizzas para una pequeña empresa, como un salón de manicura; puede ser una tarde entera o más si se trata de un minorista en línea. Los simulacros y las simulaciones ayudan a que todos recuerden el plan y a identificar cualquier debilidad antes de que una emergencia real destruya su plan.
7. Trabajar con socios clave. La comunicación no es suficiente si no ha preparado a un proveedor o un cliente para lo que hará en caso de una inundación o un ataque terrorista. Llegue a acuerdos con anticipación. Hable con proveedores de servicios, proveedores de equipos, transportistas, proveedores de espacio de oficina… cualquier persona en la que pueda confiar cuando algo interrumpa su negocio. Hágalo. antes una emergencia para no tener que luchar con todos los demás cuando hay una huelga de transporte o el colapso de un puente.
8. Pruebe y actualice periódicamente. ¿Ya hizo su plan? Felicidades. No lo deje en un cajón de su escritorio ni enterrado bajo los menús para llevar de un restaurante en un tablón de anuncios. No olvide si cambió de proveedor o si agregó una nueva fuente de ingresos. Revise su plan y asegúrese de que todavía funciona.

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Un extintor de incendios cuando su negocio está en llamas

Un incendio en la estufa de su cocina puede convertirse rápidamente en un desastre si no tiene un extintor cerca. Su negocio necesita algo equivalente. Ya sea que se guíe por Arquitectura multirregional de Amazonel El plan del gobierno para mantener vinculados a los bancos y las cooperativas de crédito o un precaución del astronauta Al «prepararse para lo inesperado», su pequeña empresa puede mejorar significativamente su capacidad de supervivencia cuando ocurre una catástrofe.