Están sucediendo muchas cosas este mes. Las elecciones estadounidenses finalmente terminaron, estás hasta las rodillas organizando tu Día de Acción de Gracias/Amigos y estás ejecutando tu estrategia navideña. No entiendo cómo tienes tiempo para leer esto, pero felicidades por tomarte unos minutos para ampliar tus horizontes.

Si te sientes abrumado por todo, lo entiendo. Tengo algunos consejos para usted este mes que he perfeccionado a lo largo de años ayudando a empresas grandes y pequeñas a navegar esta época del año y hacer todo sin terminar el año agotado.

Tenga su información clave en recuperación instantánea

Mi mantra principal es «Estrategia sobre táctica». El corolario de esto es «Organizarse». Necesita un sistema y herramientas que le brinden tiempo y espacio para planificar y ejecutar de manera efectiva. Una parte clave de este proceso es tener la información que necesita para mantener informado a su equipo, ya sea que esté en una reunión o hablando con sus jefes o partes interesadas clave.

Cuando esté organizado, cuando sepa qué está sucediendo, cuándo, dónde y cómo, tendrá esa información casi al instante. Proporcionar esa información a pedido aumenta su profesionalismo. Recuerde, tiene mucha información flotando por ahí. Hacer un seguimiento de todo puede resultar abrumador si no estás preparado.

La organización desarrolla el profesionalismo y ese brillo profesional se contagia a su programa de correo electrónico. Persuade a otros de que se debe respetar el correo electrónico.

El correo electrónico siempre se ha percibido como una operación ligera que cualquiera puede realizar. Se trata simplemente de eliminar campañas y recaudar el dinero. Está al final de la lista de prioridades para la inversión, pero es fundamental para los ingresos. Esta dicotomía me desconcierta, pero esa es una conversación para otro momento.

Como profesional de negocios, debe estar preparado para informar sobre el rendimiento de su correo electrónico cada vez que alguien se lo solicite. Si está organizado, puede ir a su hoja de cálculo y encontrar los números.

Una vez, en mi carrera de correo electrónico minorista, mi jefe me tomó por sorpresa con una pregunta sobre métricas durante una reunión en plena temporada navideña. «No lo sé», tartamudeé. «Tengo que ir a buscar».

Me miró con incredulidad y dijo: “Eres dueño del correo electrónico. ¿Cómo es que no sabes tus propios números? Incluso en mi estado de agotamiento, sabía que el hombre tenía razón. Después de eso, nunca más me pillaron sin tener mis números clave a mano.

Ahora es tu turno. Vea cuatro formas en las que he ayudado a los ejecutivos a organizar sus programas para que tengan los números y los planes a mano.

1. Tenga una reunión diaria de pie

Sí, agregando una reunión diaria poder ¡Hazte más productivo! Nuestras reuniones diarias ayudan a mantener a mi equipo encaminado cuando tenemos plazos ajustados y grandes proyectos. Estas reuniones breves y centradas de puesta al día también fueron un elemento habitual de la temporada navideña en mis días de venta minorista.

Sólo se necesitan unos 15 minutos para que todos informen sobre lo que pasó ayer, lo que está pasando hoy y lo que debería pasar mañana. ¿Qué salió bien? ¿Cuáles son tus bloqueadores? Su objetivo principal es mantener a las personas informadas y responsables.

Pídale a alguien que tome notas y luego haga circular un memorando de actualización rápida después de la reunión. Un anotador de IA puede hacer esto por usted automáticamente. Mi equipo utiliza Fathom, que graba reuniones, resume los puntos clave y envía un correo electrónico con las conclusiones, la grabación y una transcripción a todos los participantes de la llamada justo después de que finaliza la reunión.

levanta el telefono

No puedo decirte cuántas veces resolví un problema hablando por teléfono. Mi primer jefe me dio el mejor consejo. Me quejé de no poder comunicarme con alguien después de enviarle correos electrónicos repetidamente. Dejó su bolígrafo, me miró por encima de las gafas permanentemente colocadas en la punta de su nariz y dijo: “A veces el correo electrónico no funciona. Levanta el teléfono”. En tiempos agitados, su correo electrónico puede perderse. Levante el teléfono.

2. Tenga una hoja de cálculo a mano

Configure un panel de correo electrónico visible que actualice cada mañana, de forma manual o automática, con sus KPI. Memoriza los números y mantenlos en tu cabeza. Cuando su jefe lo acorrale en una reunión o en el pasillo, lo recordará instantáneamente.

Si debe consultar su hoja de cálculo, repita la frase «A partir de esta mañana». Esto mejorará aún más su personalidad organizada.

En mi trabajo para un gran minorista global, nuestro programa de correo electrónico navideño era una locura. Un equipo gestionó una lista enorme de campañas de correo electrónico para dos marcas. Creé un diagrama de Gantt gigante que organizaba cada campaña. (Echa un vistazo!)

Enumeró cuándo se lanzaría la campaña, cuál era el tamaño de la población, cuáles eran los resultados esperados y cuál sería la previsión de ingresos. Si alguien me preguntara sobre una campaña, podría sacar ese diagrama de Gantt y decirles todo lo que quisieran saber.

En la temporada alta, una ayuda visual como esta es esencial no sólo para mantenerte organizado sino también para comunicar a tu comunidad que estás al tanto de todo. Si no lleva su computadora portátil a todas partes, haga que su gráfico quepa en una hoja de papel.

Esta herramienta de organización también potencia tu profesionalismo. Su CFO y CTO también caminan con sus números clave. Siempre me impresionaron las personas que mantenían este tipo de estructura porque me decía que estaban lo suficientemente organizadas como para tener sus números al alcance de la mano. Elevó mi percepción de quiénes eran en la organización.

Profundice: 6 consejos para crear un calendario de marketing por correo electrónico ganador

3. Ponga Google Docs a trabajar para su equipo

Antes de que la temporada avance, desarrolle un documento interno o un canal de Slack que los miembros de su equipo puedan usar para agregar ideas, comentarios, aprendizajes, qué funciona, qué no y cualquier otra cosa que pueda usar para mejorar. Necesitas un lugar para colocar comentarios sin procesar que puedas sintetizar al final de la temporada. No tiene que ser bonito, editado o gramaticalmente perfecto.

Un documento como este le brinda a su equipo un lugar donde todos pueden dejar sus pensamientos en el momento sin tomarse el tiempo para escribir notas o publicaciones en el canal. Si esperas hasta tener un momento de tranquilidad para escribir tus inspiraciones, olvidarás esos “¡Ajá!” Momentos (e incluso los “¿WTF??”).

Cuando llegue el momento de regresar y revisar la temporada, tendrá un documento nuevo que podrá revisar, revisar y consultar cuando llegue el momento de actualizar sus procedimientos y programa.

4. Cancelar el síndrome ‘El jefe lo sabe todo’

La comunicación comienza con la humildad. Siempre les he preguntado a mis equipos qué piensan y cómo podrían hacer las cosas de manera diferente. Esto crea una atmósfera accesible y colaborativa. Dejo claro que no tengo todas las respuestas. A menudo es sólo mi opinión. Creo que mis opiniones están más informadas que espontáneas, pero siguen siendo opiniones y es posible que no sean tan realistas o útiles como creo que son.

Puede que ser humilde no parezca un rasgo clave para un líder. Probablemente se esté preguntando cómo un poco de humildad ejecutiva puede hacer que su equipo sea más organizado y eficaz. Pero esto es lo que funciona para mí y mi equipo.

Siempre que estés desarrollando un proyecto o un panel como los que he descrito aquí, pregunta siempre a tu equipo qué harían si tuvieran tu trabajo. Además de generar consejos potencialmente útiles, esto también permite que los miembros de su equipo sepan que tienen voz y algo que aportar.

Todos llegamos a nuestro trabajo con una amplia experiencia. No significa que esté obligado a hacer las cosas como las hacía en su empleador anterior. Sin embargo, ser capaz de incorporar esa perspectiva a sus debates sobre estructura y flujo de trabajo puede descubrir reservas ocultas de eficiencia.

La mejor manera de que su equipo pueda crecer es trabajando juntos. La única manera de tener éxito es si escuchas a los miembros de tu equipo y ellos te escuchan a ti y a los demás.

Concluyendo

Podría continuar con más cosas para una mayor eficiencia y productividad del equipo, especialmente durante los períodos de mucho estrés. Por ahora, el punto más importante para todos los especialistas en marketing, independientemente del canal, es mantenerse organizado. Esto le ayudará a actualizar sus números y sus prioridades y a saber dónde se encuentra en todo momento. Esto es clave, no sólo para el trabajo que tiene hoy sino para su próximo trabajo y el siguiente.

Utilizo hojas de cálculo que desarrollé hace 10 años o más. Los he mejorado y aprendido de ellos. Se necesita tiempo para crearlos y mantenerlos, pero me alegro de haber invertido ese tiempo en aquel entonces. Esa estructura organizacional me ha llevado al trabajo que tengo hoy.

Sí, los tiempos, las tecnologías y los procesos cambian. Pero realizar ese ejercicio organizativo me resulta muy útil en tiempos estresantes. También lo uso hoy con clientes. Es una de las cosas que me convierte en un ejecutivo y comercializador eficaz.

Esto no es sólo un trabajo ajetreado. No estás simplemente documentando cosas en lugar de realizar un trabajo real. Está construyendo una base sólida al acumular el conocimiento y las ideas que ha adquirido a lo largo de los años para ayudarlo a crecer como individuo y como empresa.

¡Y ahora, volvamos a tus planes de Acción de Gracias/Amigos!

Profundice más: Excelencia en el correo electrónico: las 10 características principales de los especialistas en marketing por correo electrónico altamente eficaces